Gestão de manutenção de frota

Nenhum veículo deveria parar de surpresa.

Segunda-feira, sete da manhã. O cliente liga: o carro parou na estrada. Você paga o guincho, remaneja outro veículo da frota e ainda ouve a oficina dizer que a revisão estava vencida há três semanas.

O aviso existia. Ele só não estava em lugar nenhum que alguém olhasse.

O aviso vem antes de vencer — não depois de quebrar

O intervalo de revisão é definido uma vez, por veículo ou por modelo: a cada 10.000 km, a cada seis meses, o que vier primeiro. A partir daí o frotista acompanha quilometragem e data de cada carro da frota, e a revisão que está chegando no prazo aparece na tela — com a placa, o km atual e quanto falta.

A diferença é de posição na fila. Manutenção programada entra na semana em que a frota tem folga, com orçamento comparado e veículo reserva combinado. Manutenção de surpresa entra no dia em que o carro para, com o cliente esperando e a oficina cobrando urgência.

As revisões consolidadas da frota: placa, km atual, próxima revisão e quantas estão pendentes.

Vários orçamentos na mesma ordem, e ninguém aprova o que não pode

A ordem de serviço aceita quantos orçamentos de fornecedor você quiser comparar — os três da mesma peça ficam lado a lado, na mesma ordem, com o histórico de preço de cada fornecedor à mão.

E cada pessoa da equipe tem uma alçada. Se o orçamento passa do limite dela, ele fica aguardando aprovação e só fecha depois que alguém com alçada suficiente aprovar. Toda aprovação fica registrada com nome, valor e data — acabou o “quem foi que autorizou isso?” na semana seguinte, e acabou o “ok” por mensagem sem rastro.

Nada disso exige estar no escritório. A ordem abre no pátio, com o carro ainda na sua frente; o acompanhamento acontece da própria oficina, pelo navegador; e o orçamento que chegou às sete da noite é aprovado de onde você estiver.

A cada novidade — a peça chegou, o serviço acabou, o carro foi liberado — alguém registra a providência na ordem. Ela fica registrada na ordem, e a pergunta “em que pé está esse veículo?” para de ser um grupo de WhatsApp.

Os orçamentos lado a lado na mesma ordem, e o que passa da alçada esperando quem pode aprovar.

O que é do locatário para de virar custo seu

Em contrato de terceirização, parte da manutenção é reembolsável — o pneu rasgado no meio-fio, a peça danificada por mau uso. Cada item do orçamento carrega essa marcação, e ao fechar a ordem o frotista gera os dois documentos sozinho: a fatura de pagamento ao fornecedor e a de reembolso ao cliente, com os itens individualizados.

Você não soma nota por nota nem cobra por estimativa. E quando o cliente questiona a fatura, a resposta é item a item, não memória.

Na mesma tela, o sistema mostra as revisões programadas pendentes daquele veículo. Se a revisão dos 40.000 km vence nesta semana e o carro já está na oficina para trocar pastilha, você marca as duas e resolve na mesma visita. Ao fechar a ordem, as revisões são baixadas, as peças saem do estoque e o veículo volta a ficar disponível — sem ninguém lembrar de fazer nada disso.

No fechamento, saem as duas faturas: o pagamento ao fornecedor e o recebimento do locatário.

O gasto de manutenção deixa de ser um total no fim do mês

Existe uma tela que lista, item a item, tudo que foi executado na frota no período — atravessando todas as ordens de serviço. Cada linha é um serviço ou uma peça, com veículo, modelo, quilometragem, fornecedor e valor. Ela abre já no mês corrente.

É o que muda três decisões que hoje são tomadas no escuro:

Antes de autorizar um serviço, você filtra pela placa e vê o histórico daquele carro. Se já foi feito há três meses, aparece — e você não paga duas vezes pela mesma coisa.

Antes de comprar mais dez do mesmo modelo, você agrupa por modelo e compara. O carro barato de tabela que consome o dobro de manutenção deixa de entrar na frota por hábito.

E o veículo que gasta muito mais que os iguais a ele aparece agrupado por placa — dá para vendê-lo enquanto ainda vale alguma coisa, em vez de descobrir o problema dois anos depois.

Junto das três, uma quarta: quanto do que foi gasto está marcado como reembolsável e ainda não virou cobrança. Conferir isso abrindo ordem por ordem ninguém faz — é perda que não aparece em lugar nenhum, porque o dinheiro nunca chegou a existir.

Cada real desses aparece no custo do veículo, e é o que sustenta o DRE gerencial e a rentabilidade por veículo no fim do mês — o carro que consome manutenção demais deixa de ser impressão e vira número.

O custo do período agrupado por placa, com o reembolsável e o ticket médio por O.S.

O que mais a manutenção resolve

Orçamentos em lote

Quinze orçamentos aprovados, recusados ou fechados numa operação — e uma falha isolada não derruba as outras.

Anexos presos à ordem

Laudo, foto do dano e nota do fornecedor ficam na própria ordem de serviço e no orçamento, não numa pasta à parte.

Serviço interno na ordem

A mão de obra da sua equipe é lançada na mesma ordem que os serviços de fornecedor — o custo do veículo não fica pela metade.

Peça baixada do almoxarifado

O consumo sai do estoque na hora, com o saldo consultado ali mesmo, e o balancete mostra o que está abaixo do mínimo.

Cotação com vários fornecedores

Os mesmos itens enviados a N fornecedores, os preços comparados no mesmo pedido e o histórico do que já foi pago por produto.

Status que anda sozinho

O veículo entra em manutenção ao abrir a ordem e volta a ficar disponível ao fechar.

Descubra quanto a manutenção reativa custa na sua frota

Em 30 minutos mostramos o ciclo completo — do alerta de revisão à fatura de reembolso, até o custo aberto carro a carro — com o tamanho e o perfil da sua frota.

Falar no WhatsApp